Liste les POs ouverts et identifie ceux dont la facturation approche ou dépasse le budget via get_purchase_orders

Analyse les purchase orders ouverts et signale ceux dont la facturation approche ou dépasse le budget approuvé. Essentiel pour le contrôle des engagements budgétaires.

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83/100·📅 Hebdo·IntermédiaireProcurementCFO
Budget & POsget_purchase_orders

🎯 But du skill

Analyse les purchase orders ouverts et signale ceux dont la facturation approche ou dépasse le budget approuvé. Essentiel pour le contrôle des engagements budgétaires.

📊 Ce que ça produit

POs ouverts avec budget, montant facturé, pourcentage consommé et alerte de dépassement.

Bénéfice

Avant

Suivi manuel des POs dans Excel — dépassements budgétaires détectés trop tard.

Après

Monitoring des POs en temps réel avec alerte automatique de dépassement budgétaire.



# Instructions

## Use case

Récupérer les POs actifs et comparer le budget approuvé (`amount`) avec le montant déjà facturé (`billedAmount`) pour identifier les dépassements ou les POs sans facturation.

## Appel de base

```json
{
  "companyId": "<COMPANY_ID>",
  "status": ["open"],
  "pageSize": 100
}
```

Note : `status` est un **tableau** de strings (contrairement à `list_cards.status` qui est une string simple).

## Champs financiers d'un PO

```json
{
  "amount":          { "amount": 2126789, "currency": "USD", "precision": 2 },  // budget approuvé : 21 267.89 USD
  "billedAmount":    { "amount": 1063384, "currency": "USD", "precision": 2 },  // total facturé : 10 633.84 USD
  "deliveredAmount": { "amount": 0,       "currency": "USD", "precision": 2 }   // montant livré confirmé
}
```

- `amount` = plafond budgétaire approuvé
- `billedAmount` = somme des factures rattachées (toutes, y compris les avoirs)
- `deliveredAmount` = montant dont la réception a été confirmée (souvent 0 si le suivi livraison n'est pas utilisé)
- `netAmount` = `billedAmount` - avoirs (documenté dans la description du tool mais **absent de la réponse** — calculer manuellement si nécessaire)

## Calculer la consommation du budget

```
consommation (%) = billedAmount / amount × 100
dépassement     = billedAmount > amount
budget restant  = amount - billedAmount
```

## billingStatus — état de la facturation

| Valeur | Signification |
|--------|---------------|
| `lateInvoice` | PO ouvert mais aucune facture reçue (ou PO en retard de facturation) |
| `partiallyBilled` | Facturation partielle — des factures existent mais < budget total |
| `fullyBilled` | Budget entièrement consommé par les factures |

## Piège 1 — Les POs "open" peuvent avoir une endDate dépassée

Un PO reste en `status: "open"` même après la date de fin. Le MCP ne ferme pas automatiquement les POs expirés. Sur le compte démo, tous les POs ouverts ont une `endDate` en 2022 ou 2023 — ils sont ouverts depuis 2-3 ans.

```
PO-14 (Abonnement Oracle)  : endDate 2022-07-31 → encore open en 2026
PO-22 (Coworking Lyon)     : endDate 2022-12-31 → encore open en 2026
PO-82 (Banking offsite)    : endDate 2022-11-18 → encore open en 2026
```

→ Toujours filtrer sur `endDate` si on veut uniquement les POs en cours de validité :
```json
{
  "status": ["open"],
  "endDateFrom": "2026-07-01"
}
```

## Piège 2 — netAmount absent de la réponse

La description du tool mentionne `netAmount = billedAmount - creditNotes` mais ce champ **n'est pas retourné** dans la réponse API. Si des avoirs ont été émis, `billedAmount` les intègre déjà. Pas de champ séparé pour distinguer montant brut et montant net.

## Piège 3 — Multi-devises entre POs

Les POs peuvent être en EUR ou USD (ou toute autre devise). Ne pas sommer les `amount` cross-devises pour obtenir un budget total consolidé. Les champs `amount`, `billedAmount`, `deliveredAmount` sont toujours dans la devise du PO.

## billingOverDeliveryStatus

Champ présent sur chaque PO : `"none"` / `"overBilled"` / `"underBilled"` — permet de détecter d'un coup d'œil les POs dont la facturation dépasse la livraison. Sur le compte démo : tous à `"none"`.

## deliveryStatus

| Valeur | Signification |
|--------|---------------|
| `noDeliveryExpected` | La réception de livraison n'est pas suivie pour ce PO |
| `partiallyDelivered` | Livraison partiellement confirmée |
| `fullyDelivered` | Livraison entièrement confirmée |

## invoices[] — factures liées

Chaque PO expose un tableau `invoices[]` avec chaque facture associée :
```json
{
  "invoiceRequestId": "...",
  "invoiceNumber": "INV6342",
  "amount": { "amount": 533578, "currency": "USD", "precision": 2 },
  "status": "paid",
  "payableId": "697e453d-..."  // peut être null si le mapping requestId→payableId a échoué
}
```

Pour obtenir le détail comptable d'une facture : `get_payable_by_id(payableId)` — voir [[s20-detail-complet-facture]].

## Exemples de prompts utilisateurs

- "Montre-moi les POs dont la facturation dépasse le budget approuvé"
- "Quels sont les POs ouverts avec des factures en retard (billingStatus = lateInvoice) ?"
- "Quel est le taux de consommation des POs actifs de Q3 2026 ?"

Comment installer ce skill

/
  1. 1
    Télécharger le fichier s27-purchase-orders-budget.md via le bouton ci-dessus.
  2. 2
    Placer le fichier dans le répertoire .claude/ de votre projet (ou ~/.claude/ pour une installation globale).
    cp s27-purchase-orders-budget.md .claude/s27-purchase-orders-budget.md
  3. 3
    Utiliser dans Claude Codele skill est automatiquement découvert. Décrivez votre besoin en langage naturel et Claude appliquera les instructions du skill.
💡 Assurez-vous que le MCP Spendesk est configuré dans votre .claude/settings.json avec les outils get_purchase_orders.

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