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name: s59-inactive-pos
description: Audit des bons de commande inactifs — identifier les POs ouverts sans activité et recommander les actions de clôture
tags: [purchase-orders, bo, inactif, procurement, nettoyage, controle]
when_to_use: Pour auditer les POs ouverts et identifier ceux qui n'ont pas eu d'activité récente, afin de les clôturer ou relancer les fournisseurs
personas: [procurement, controller]
use_cases: [budget-pos, reconciliation]
frequency: monthly
complexity: beginner
score: 78
tools_used: [get_purchase_orders, get_payables, get_suppliers]
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# Audit des bons de commande inactifs

## But
Identifier les bons de commande (POs) ouverts qui n'ont pas eu d'activité facturation récente. Les POs inactifs immobilisent des engagements budgétaires, faussent les projections, et signalent des livraisons non reçues ou des fournisseurs à relancer.

## Instructions

### Étape 1 — Récupérer tous les POs ouverts
```
Appelle get_purchase_orders avec status=open (ou pending, actif).
Pour chaque PO : noter id, supplierId, budgetAmount, invoicedAmount, 
currency, startDate, expectedDeliveryDate, description.

Calculer pour chaque PO :
  montantRestant = budgetAmount - invoicedAmount
  tauxEngagement = invoicedAmount / budgetAmount × 100
  âge = aujourd'hui - startDate (en jours)
```

### Étape 2 — Identifier les POs inactifs
```
Un PO est "inactif" si aucune facture reçue dans les X derniers jours.

Pour chaque PO :
  Appelle get_payables avec :
    - supplierId du PO
    - firstCreatedAt > startDate du PO
  Si aucun payable récent (60 derniers jours) → PO potentiellement inactif

Catégories d'inactivité :
  🔴 Inactif > 90 jours : aucune facture depuis 3 mois
  🟡 Inactif 60-90 jours : à surveiller
  ⚠️ PO expiré : expectedDeliveryDate dépassée mais non clôturé
  📦 PO neuf non utilisé : startDate < 30 jours, tauxEngagement = 0%
```

### Étape 3 — Résoudre les fournisseurs concernés
```
Pour les POs inactifs et expirés :
  Appelle get_supplier_by_id pour chaque supplierId unique.
  Récupérer : name, email (pour relance potentielle).
```

### Étape 4 — Calculer l'impact budgétaire
```
Pour chaque catégorie :
  Total engagements bloqués = somme des montantsRestants des POs inactifs
  Cet engagement budgétaire est fictif et peut être libéré si les POs sont clôturés.
```

### Étape 5 — Rapport POs inactifs
```
Présenter :
1. Vue d'ensemble :
   POs ouverts total : X | Actifs : X | Inactifs : X
   Engagement budgétaire immobilisé : X€

2. 🔴 POs inactifs > 90j :
   Fournisseur | Montant PO | Restant | Dernier paiement | Âge | Action

3. ⚠️ POs expirés (date dépassée, non clôturés) :
   Fournisseur | Montant PO | Date expiration | Restant

4. 🟡 POs 60-90j sans activité :
   Fournisseur | Montant PO | Restant

5. Recommandations :
   - Clôturer les POs > 90j inactifs
   - Relancer les fournisseurs des POs expirés
   - Vérifier les livraisons non facturées
```

## Points d'attention
- Le matching PO → Facture est fait par supplierId, pas par référence PO directe (limitation MCP)
- Un fournisseur peut avoir plusieurs POs actifs — l'inactivité peut être normale si une autre commande est en cours
- Ne jamais clôturer un PO sans vérifier avec le demandeur que la livraison est bien abandonnée

## Exemples de prompts
- "Quels bons de commande sont ouverts sans activité depuis plus de 3 mois ?"
- "Audite mes POs ouverts et identifie ceux à clôturer"
- "Combien de budget est immobilisé dans des POs inactifs ?"